Шаблоны создания задач
Шаблон нужен, когда новые карточки приходят по повторяемому сценарию. Администратор заранее выбирает форму и доступ, а автор запроса видит только вопросы, на которые действительно должен ответить.
Входящие задачи создаются с нужной структурой, а ссылка заменяет пересылку инструкций и ручной перенос данных.
Когда использовать
- Сотрудники регулярно создают однотипные запросы.
- Клиент или коллега должен отправить задачу без доступа ко всей доске.
- Для разных групп нужны разные формы и значения по умолчанию.
Как настроить
5 шагов- 01
Выберите результат
Укажите тип объекта и состояние, в котором должна появиться новая карточка.
- 02
Соберите форму
Добавьте поля в понятном порядке, напишите подписи и подсказки, отметьте обязательные ответы.
- 03
Задайте предзаполнение
Заполните значения, которые не должен выбирать автор. Все предустановки остаются редактируемыми администратором.
- 04
Ограничьте доступ
Выберите пароль, обязательную авторизацию или конкретные группы пользователей.
- 05
Опубликуйте ссылку
Проверьте форму как получатель, затем передайте URL нужной аудитории и отслеживайте отправки в истории.
Примеры процессов
Запрос от клиента
Публичная форма по паролю собирает номер заказа, контакт и описание проблемы. Сотрудники проекта не видят лишних полей.
Внутренняя закупка
Форма доступна группе «Руководители», сразу назначает тип «Закупка» и просит сумму, центр затрат и желаемую дату.
Что проверить
Пароль защищает ссылку, но не заменяет персональную идентификацию автора.
Не показывайте в публичной форме служебные поля и значения, которые раскрывают внутренний процесс.